【世界で一番やさしい会議の教科書】要約|会議初心者必読の本

目次

1. 要約
2. はじめに
3. 【レベル１】会議の内容を確認する
4. 【レベル２】議論を共有する
5. 【レベル３】会議の準備をする
6. ゆいいつの感想

要約

ファシリテーションとは会議の内容を参加者が把握し、その後の行動がスムーズになるようにすること。
それは会議の準備をしたり、会議の内容を共有することである。

はじめに

会議初心者でもファシリテーションを進めやすいよう、３段階で紹介します。

【レベル１】会議の内容を確認する

会議終了前に「決まったこと」「やるべきこと」を確認します。

なぜ内容を確認するのか？

参加者全員の認識を合わせられる。

やるべきことの、担当者、期限が明確になるからです。

具体例

内容の確認は、「会議の終了間際」と「メール」で行うと良いです。

【会議の終了間際】
『今日決まったことは〇〇ですね。やるべきことは、▢▢と～～だと思うのですが合っていますか？』

【メール】
決まったこと
○○○○○○○○

やるべきこと
●▢▢さん
　　■○○○○○○○○
　　→ 〇/〇 まで
●▢▢さん
　　■○○○○○○○○
→ 〇/〇 まで

【レベル２】議論を共有する

今何の議論をしているか参加者に見えるように書きます。

参加者は今の議論が見えるようになるだけで劇的に楽になります。

なぜ議論を共有するのか？

参加者の議論がかみ合わないことを防ぐためです。

議論を共有しないと、、、

• 同じことを何度も説明する
• 話題がどんどん移っていく
• 会話が言いっぱなしになっている

などの状況になってしまいます。

具体的には

ホワイトボードでかけるのが理想だが、A3の紙に議論を書くのでもいいでしょう。

書く内容は

• 議題
• その問題点
• 結論

【レベル３】会議の準備をする

特に準備すべき項目は以下の３つです。

• 終了条件は何か
• 参加者は何を思っているか？
• 議題を設定する

なぜ会議の準備をするのか？

会議の準備をしていないと、グダグダな会議になりやすい。

ファシリテーターの負担を減らし会議をスムーズに進めるため。

具体的には？

終了条件は何か？

「どうなったら今日の会議は終了か」を考える。
例
部長が商品の重要性を理解する。

参加者は何を思っているか？

参加者は何を知っていて、何を知らないか。議題に対してどう思っているかを調べておく。

例
（納期に間に合わなかった対策会議の場合）
部長は事情が把握できていないことに怒っている。
納期に間に合わなかった原因は知っている。

議題を設定する

終了条件に向けて何を議論するのかを決める。

ゆいいつの感想

こういうファシリテーションは実際にできるかどうかがとても大事だと感じる。
その点、この本は物語長で示されておりより本物に近い方法を学べた気がする。
はじめから会議を仕切ろうとする必要はない。自分の中で整理するという目的のために実践すればいいのだ。